5 Hacks To Make Your Undertaking (And You) Stand Out With High Administration

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एक परियोजना का प्रबंधन करते समय, परियोजना प्रबंधन टीम को वास्तव में शीर्ष प्रबंधन के साथ-साथ उन प्रमुख हितधारकों की अपेक्षाओं को समझने की आवश्यकता होती है, जिनका परियोजना में निहित स्वार्थ होता है।


हालांकि परियोजना टीम प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों पर ध्यान केंद्रित कर सकती है और सिद्ध परियोजना प्रबंधन तकनीकों का उपयोग करके इन लक्ष्यों को पूरा करने का प्रयास कर सकती है, अंतिम परिणामों पर प्रत्यक्ष, सकारात्मक प्रभाव डालने के लिए टीम कई अन्य तकनीकों का उपयोग कर सकती है।

शीर्ष प्रबंधन वास्तव में अपनी परियोजनाओं से क्या चाहता है?


फ़ाइल: वर्कमैन सर्कल लोन एसोसिएशन के निदेशक मंडल …
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जब संभावित परियोजनाओं को अनुमोदन के लिए निदेशक मंडल को प्रस्तुत किया जाता है, तो केवल दो चीजें होती हैं जिनमें वे वास्तव में रुचि रखते हैं:

  1. क्या प्रोजेक्ट पैसा कमाएगा?
  2. क्या इसे सुरक्षित, नैतिक और आज्ञाकारी तरीके से निष्पादित किया जाएगा?

बाकी सब कुछ वास्तव में सबसे कुशल तरीके से वितरित करने के लिए प्रोजेक्ट टीम पर निर्भर है।

अधिकांश परियोजना प्रबंधक जिन्हें मैंने जाना है, वे पीएमबीके (जिसका मैं एक दृढ़ प्रस्तावक हूं!) के अपने ज्ञान में काफी चतुर हैं और परियोजना चार्टर के हस्ताक्षर पर उत्पन्न पी एंड एल मार्जिन अपेक्षाओं को पूरा करने के लिए इसके दिशानिर्देशों का पालन करते हैं।

चूंकि पी एंड एल जिम्मेदारी निश्चित रूप से एक परियोजना प्रबंधक की सफलता का सबसे महत्वपूर्ण उपाय है, परियोजनाओं को आम तौर पर मार्जिन बढ़ाने के अवसरों की पहचान करने के बजाय प्रक्रिया में किसी भी मार्जिन क्षरण से बचने के मुख्य इरादे से निष्पादित किया जाता है।

इस अंश में, मैं आपके साथ उन विशिष्ट हैक्स को साझा करूंगा जिनका उपयोग मैंने परियोजना समीक्षा के दौरान किया है जिसमें निदेशक मंडल के साथ-साथ अन्य प्रमुख हितधारक शामिल हैं जिनमें मार्जिन वास्तव में कई क्षेत्रों में और विशिष्ट नियंत्रणों के साथ सुधार हुआ था।

प्रोजेक्ट हैक #1: परिवर्तन का प्रबंधन (MOC)


टेक्स्ट के बगल में खड़े व्यवसायी का समूह Enterprise Proc… | फ़्लिकर
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परियोजना प्रबंधन के सबसे चुनौतीपूर्ण भागों में से एक यह सुनिश्चित करना है कि कार्यक्षेत्र और संबंधित डिलिवरेबल्स स्पष्ट रूप से परिभाषित हैं। मुझे लगता है कि यह सबसे महत्वपूर्ण है कि प्रोजेक्ट मैनेजर को स्कोप डिलिवरेबल्स के विकास के दौरान शामिल किया जाए ताकि प्रोजेक्ट टीम को एक सफल प्रोजेक्ट को निष्पादित करने का सबसे अच्छा मौका देते हुए अस्पष्टता से बचा जा सके।

भले ही दायरा 100% बुलेटप्रूफ न हो, फिर भी प्रोजेक्ट टीम इसे इस तरह से प्रबंधित कर सकती है कि निष्पादन के दौरान होने वाले किसी भी संभावित परिवर्तन का आंतरिक और बाहरी दोनों तरह से उनके प्रभाव को निर्धारित करने के लिए सावधानीपूर्वक अध्ययन किया जा सकता है।

जब ग्राहक परिवर्तन, या बाहरी एमओसी का परिचय देता है, तो यह परियोजना टीम के लिए लागत, अनुसूची और गुणवत्ता पर प्रभाव की गणना करने का अवसर होता है ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि ग्राहक को परिवर्तन आदेश अनुरोध प्रस्तुत किया जाएगा या नहीं। यह एमओसी का एक उत्कृष्ट उदाहरण है और प्रोजेक्ट टीम के लिए ग्राहक को परिवर्तन आदेश “बेचने” की क्षमता के आधार पर मार्जिन बढ़ाने का एक तरीका है।

जब आंतरिक परिवर्तन होते हैं, या तो कंपनी के किसी विभाग या स्वयं प्रोजेक्ट टीम द्वारा, आंतरिक एमओसी उठाया जाता है और प्रोजेक्ट टीम बाहरी एमओसी की तरह प्रभावों का विश्लेषण करती है। लागत बचत को ग्राहक को देने की आवश्यकता नहीं हो सकती है और ये बचत परियोजना की निचली रेखा में भी मदद करेगी।

सफल परियोजना दल प्रति परिवर्तन सकारात्मक और नकारात्मक प्रभावों के साथ एक बैलेंस शीट प्रारूप में एक एमओसी रजिस्टर बनाए रखते हैं ताकि यह दिखाने में सक्षम हो कि इस प्रक्रिया ने परियोजना के बेहतर वित्तीय प्रदर्शन में कैसे योगदान दिया।

प्रोजेक्ट हैक #2: दस्तावेज़ प्रबंधन


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मुझे लगता है कि अधिकांश परियोजना प्रबंधक अपना ध्यान मुख्य दस्तावेजों पर केंद्रित करते हैं जो उन्हें लगता है कि संसाधित करने के लिए महत्वपूर्ण हैं, बजाय उन सभी दस्तावेजों की एक विस्तृत सूची बनाने के जिन्हें आपूर्ति की जानी चाहिए।

परियोजना प्रलेखन आवश्यकताओं के तेजी से जटिल होने के साथ, ज्यादातर कानूनी, अनुपालन या पर्यावरणीय नियमों के कारण, प्रति परियोजना एक पूर्ण दस्तावेज़ रजिस्टर की आवश्यकता सर्वोपरि है।

अधिकांश अनुबंधों में अंतिम अनुमोदन के माध्यम से दस्तावेज़ जमा करने और वापस करने के लिए विशिष्ट समय अवधि होती है।

एक विशाल वाल्व परियोजना के मामले में जिस पर मैंने काम किया, अनुबंध आवश्यकताओं में से एक थी:

  • आपूर्तिकर्ता को अनुबंध प्रदान करने के चार सप्ताह के भीतर चित्र प्रस्तुत करने होंगे
  • आपूर्तिकर्ता से प्राप्त होने के दो सप्ताह के भीतर ग्राहक को टिप्पणी करनी चाहिए या चित्र को अनुमोदित करना चाहिए
  • आपूर्तिकर्ता को प्राप्त होने के दो सप्ताह के भीतर ग्राहकों की टिप्पणियों का जवाब देने के लिए ड्राइंग को फिर से जमा करना होगा

इस परियोजना पर, हमारी टीम ने १००,००० से अधिक दस्तावेज़ जारी किए, जिनमें से अधिकांश को अनुबंधित रूप से सहमत समय अवधि के भीतर ग्राहक द्वारा कभी भी टिप्पणी या अनुमोदित नहीं किया गया था।

जब परिवर्तन आदेश, देर से दंड, और अन्य संविदात्मक शर्तों पर बातचीत करने का समय आया, तो प्रोजेक्ट टीम ने संसाधित किए गए प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए समय अवधि के साथ पूरा दस्तावेज़ रजिस्टर प्रदर्शित किया।

ग्राहक चकित थे जब हमारी परियोजना टीम ने उन्हें दिखाया कि वे 500 दिनों से अधिक देर से थे और यह देर से वाल्व वितरण के लिए सीधे जिम्मेदार था।

ग्राहक ने मूल रूप से हमें शेड्यूल को पुनर्प्राप्त करने के लिए हवाई माल भाड़े का भुगतान करने के लिए कहा, लेकिन बिना किसी देरी के दंड लागू किए सामग्री के लिए हवाई माल भाड़े का भुगतान करना समाप्त कर दिया। हमने उनसे अपनी निर्माण सुविधा से शीघ्र शुल्क भी लिया, इसलिए P&L पर अंतिम सकारात्मक प्रभाव 2% से अधिक था!

प्रोजेक्ट हैक #3: मील का पत्थर बिलिंग प्रबंधन


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कुछ परियोजना प्रबंधकों को लगता है कि उनकी परियोजनाओं की वित्तीय बिलिंग प्रक्रिया कुछ ऐसी है जिसे केवल वित्त द्वारा प्रबंधित किया जाना चाहिए, परियोजना टीम से न्यूनतम इनपुट के साथ। हालांकि, सभी महत्वपूर्ण नकदी प्रवाह पर विचार किए बिना, इस सरलीकृत दृष्टिकोण के परिणामस्वरूप चालान का भुगतान किया जा सकता है।

जैसा कि वे कहते हैं, समय पैसा है, और एक परियोजना का प्रबंधन करते समय चालान प्रक्रिया मेरी सर्वोच्च प्राथमिकताओं की सूची में ठीक है।

आपके पास वास्तव में सबसे मजबूत एमओसी प्रक्रिया हो सकती थी और मार्जिन में सुधार हो सकता था, लेकिन वास्तव में देर से जारी होने और ग्राहक चालान के देर से भुगतान के कारण कंपनी को वित्तीय रूप से लागत आई।

जिस आधे बिलियन डॉलर की परियोजना पर मैंने काम किया, डिलिवरेबल्स ने 7 मील के पत्थर की एक श्रृंखला का पालन किया, जिसके लिए कंपनी को अंतिम वितरण और स्थापना के माध्यम से वेतन वृद्धि का भुगतान किया जाएगा।

मील के पत्थर 1-4 में इंजीनियरिंग और कच्चे माल जैसी गतिविधियां शामिल हैं जबकि मील के पत्थर 5-7 उत्पादों की डिलीवरी के साथ-साथ अंतिम स्थापना को कवर करते हैं।

वस्तुओं की आंशिक डिलीवरी, मुद्रास्फीति के लिए पुन: समायोजन खंड, साथ ही मुद्रा में उतार-चढ़ाव के लिए पुन: संरेखण द्वारा प्रक्रिया को और अधिक जटिल बना दिया गया था।

हमारी परियोजना टीम ने परियोजना पर जारी किए जाने वाले लगभग 1,000 ग्राहक चालानों को सक्रिय रूप से प्रबंधित करने के उद्देश्य से एक “मील का पत्थर चालान रजिस्टर” बनाया।

रजिस्टर को शेड्यूल से जोड़कर, उपलब्ध होते ही प्रत्येक मील के पत्थर के लिए सहायक दस्तावेज एकत्र करके, और समय से पहले चालान तैयार करके, हम इनवॉइस को अपेक्षा से पहले जारी करने और ग्राहक द्वारा अनुमोदन में तेजी लाने में सक्षम थे।

साथ ही, हमने पूरी परियोजना के दौरान ग्राहक के एपी विभाग के साथ घनिष्ठ संचार बनाए रखा ताकि किसी भी मुद्दे को तुरंत हल किया जा सके।

परिणामस्वरूप, मील के पत्थर निर्धारित समय से पहले जारी किए गए और भुगतान अपेक्षा से अधिक तेज़ी से प्राप्त हुए। शुद्ध परिणाम ४० दिनों से कम का नकद चक्र (पिछली परियोजनाओं पर १०० दिनों की तुलना में) और पूरे परियोजना में सकारात्मक नकदी प्रवाह था।

शीर्ष प्रबंधन इस परिणाम से बहुत प्रभावित हुआ क्योंकि इसने कंपनी को अपने ब्याज दर भुगतान को कम करने के साथ-साथ एक महत्वपूर्ण अधिग्रहण के लिए नकद मुक्त करने की अनुमति दी।

प्रोजेक्ट हैक #4: लागत में कटौती


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लागत नियंत्रण परियोजना प्रबंधन पेशे का एक मूलभूत हिस्सा है।

इस प्रक्रिया के दौरान, आपूर्ति श्रृंखला के साथ संचार महत्वपूर्ण है ताकि प्रमुख आपूर्तिकर्ता अनुबंधों को बोली चरण के दौरान गणना किए गए बजट के अनुसार जारी और प्रबंधित किया जा सके।

एक प्रभावी परियोजना टीम इन अनुबंधों की बातचीत को प्रभावित करने का प्रयास करेगी ताकि अधिक अनुकूल मूल्य निर्धारण या अन्य वाणिज्यिक स्थितियां प्राप्त की जा सकें।

साथ ही, वे परियोजना की समग्र लागत को कम करने के लिए कुछ निश्चित दायरे के लिए वैकल्पिक आपूर्तिकर्ताओं का सुझाव दे सकते हैं।

रसद इस पहलू में एक महत्वपूर्ण क्षेत्र है और महासागर बनाम हवाई माल ढुलाई, वैकल्पिक हवाई अड्डे, या शिपिंग लेन जैसे विकल्प लागत को और अधिक अनुकूलित करने के अवसर हो सकते हैं।

साथ ही, प्रोजेक्ट टीम के आवंटित घंटों के साथ-साथ अन्य विभागों से आवंटित घंटों का अनुकूलन परियोजना की समग्र लागत को कम करने का एक और तरीका है।

लागत नियंत्रण टीम को एमओसी और वित्तीय बिलिंग प्रक्रियाओं में भी भाग लेना चाहिए ताकि इन क्षेत्रों में भी लागत लाभ प्राप्त किया जा सके।

एक सफल परियोजना एक सक्रिय और सतर्क लागत नियंत्रण टीम से बहुत लाभ उठा सकती है जो हमेशा लागत में कटौती की तलाश में रहती है जो नीचे की रेखा की मदद करती है!

प्रोजेक्ट हैक #5: वृद्धिशील राजस्व


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मैंने हमेशा इस धारणा की सदस्यता ली है कि परियोजना प्रबंधक महान बिक्री वाले लोग बनाते हैं।

जब आप इसके बारे में सोचते हैं, तो परियोजना प्रबंधन कार्य मूल रूप से एक व्यवसाय के भीतर एक व्यवसाय का प्रबंधन कर रहा है, फिर भी परियोजना के सभी क्षेत्रों में एक मजबूत ग्राहक फोकस के साथ।

प्रोजेक्ट मैनेजर को ग्राहकों की जरूरतों को पूरी तरह से समझना चाहिए और उन्हें क्या करना चाहिए ताकि वे प्रोजेक्ट निष्पादन के दौरान हमेशा आने वाले मुद्दों पर बातचीत करते समय प्रभावी ढंग से संवाद कर सकें।

परियोजना प्रबंधक को ग्राहक के साथ बहुत घनिष्ठ संबंध स्थापित करने की आवश्यकता है ताकि विश्वास का एक स्तर बनाया जा सके।

इस संबंध के दौरान, ग्राहकों के लिए परियोजना प्रबंधकों को अतिरिक्त व्यावसायिक अवसरों के बारे में सूचित करना असामान्य नहीं है जो दोनों पक्षों के लिए रुचिकर हो सकते हैं।

प्रोजेक्ट मैनेजर तब इस मूल्यवान जानकारी को बिक्री संगठन को यह निर्धारित करने के लिए रिले कर सकता है कि क्या और कैसे अवसर का पता लगाया जा सकता है।

प्रोजेक्ट मैनेजर प्रबंधित की जा रही वास्तविक परियोजना पर अवसरों की पहचान भी कर सकता है, जैसे कि अन्य कंपनियों द्वारा असफल रूप से निष्पादित किया जा रहा दायरा जिसके लिए ग्राहक आपूर्तिकर्ताओं को बदलना चाह सकता है।

मूल रूप से इच्छित दायरे से परे अवसर भी हो सकते हैं, जैसे कि प्रोजेक्ट टीम द्वारा आपूर्ति किए जा रहे उत्पादों के लिए इंस्टॉलेशन सेवाएं, परिसंपत्तियों की निगरानी, ​​या, मेरी परियोजनाओं में से एक के मामले में, बोल्ट के रूप में आपूर्ति की जाने वाली डिजिटल और खरीद सेवाएं – मूल अनुबंध पर।

शीर्ष प्रबंधन आमतौर पर काफी प्रभावित होता है जब प्रोजेक्ट टीम मूल दायरे को सफलतापूर्वक प्रबंधित करने के परिणामस्वरूप सुरक्षित सभी वृद्धिशील व्यवसाय दिखाती है।

इसमें कोई संदेह नहीं है कि जलप्रपात या फुर्तीली जैसी सिद्ध परियोजना प्रबंधन तकनीकों को लागू करते समय परियोजनाएं बहुत सफल हो सकती हैं। अत्यधिक रणनीतिक परियोजनाओं का प्रबंधन करते समय, परियोजना दल इन कुछ हैक्स को लागू करके अपनी सफलता को अगले स्तर तक ले जा सकते हैं और इस प्रकार प्रक्रिया में शीर्ष प्रबंधन के साथ अपनी दृश्यता बढ़ा सकते हैं।

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